Optymalizacja kosztów najlepiej działa w firmach, które dobrze radzą sobie na rynku

Eksperci zauważają, że szukanie oszczędności w kosztach funkcjonowania firmy przy zakupie systemów informatycznych czy wymianie oświetlenia powinno uwzględniać długoterminowe korzyści, a nie jak najniższe koszty zakupu. Ograniczanie kosztów najskuteczniejsze jest w firmach, które dobrze sobie radzą na rynku i które mają wysokie koszty. Ostatnio trend ku optymalizacji kosztowej widać m.in. w sektorze medycznym czy finansowym.

– Optymalizacje kosztów, przede wszystkim zakupowych, są skuteczne w firmach, które wydają dużo, czyli w każdej firmie produkcyjnej i w każdej firmie handlowej – mówi agencji informacyjnej Newseria Inwestor prezes świadczącej usługi analizy i doradztwa zakupowego dla firm firmy OptiBuy Mateusz Borowiecki. – Jeśli mamy przedsiębiorstwo, w którym wydaje się 70 proc. przychodów na koszty zakupowe, i takie przedsiębiorstwo obniży te wszystkie koszty o 5 proc., to możemy sobie wyobrazić, jaki to jest wpływ na zyskowność. Całe te 5 proc. wpadają do zysku, więc zysk może zostać podwojony, potrojony w bardzo krótkim czasie.

Jak dodaje, w ostatnim czasie zwracać uwagę na koszty zaczęły firmy z sektora medycznego czy finansowego. W przypadku tego ostatniego przyczyniły się do tego zarówno regulacje KNF-u, jak i nowe obciążenia, takie jak podatek od aktywów bankowych. W 2016 roku z jego tytułu banki odprowadziły do budżetu ok. 3 mld zł mniej, niż pierwotnie przewidywano. Ale też miały lepsze niż w 2015 roku wyniki: po listopadzie zarobiły na czysto 13,04 mld zł wobec 10,82 mld zł w tym samym okresie przed rokiem.

– Dużo łatwiej jest oszczędzać, optymalizować koszty, jeśli nasza sytuacja jest dobra, dużo łatwiej jest wtedy rozmawiać z dostawcami, dużo łatwiej jest inwestować po to, aby w przyszłości te długofalowe koszty były niższe. Jeśli nasza sytuacja finansowa jest trudna, mamy problemy z płynnością, to naprawdę jest już trudno, jest już trochę za późno i niestety takie przedsiębiorstwa często wpadają właśnie w spiralę rosnących kosztów – ocenia Mateusz Borowiecki. – Ponieważ trudna sytuacja powoduje, że mają skrócone terminy płatności, że muszą płacić więcej, bo oczywiście ich dostawcy kalkulują ryzyko związane np. z upadłością klienta i tym trudniej uzyskiwać dobre warunki.

Podaje, że jego firma w ubiegłym roku przeprowadzała projekty ograniczania kosztów zakupowych dla przedsiębiorstw, które generują 20–30 proc. zysku EBITDA w stosunku do przychodów i mając bardzo dobre wyniki finansowe, dalej pracują nad ich zoptymalizowaniem i obniżką kosztów. Gwarantuje im to lepszą pozycję w stosunku do konkurencji.

– Najczęstszym błędem jest patrzenie na koszty w sposób krótkowzroczny. Często przedsiębiorcy nadal wolą kupić coś, co jest tańsze dzisiaj w cenie jednostkowej zakup, nie patrząc na to, jak przełoży się ten zakup na koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa w perspektywie 2–3 lat w przyszłości. Są nawet takie banalne przykłady – oświetlenie, możemy zainwestować w lepsze lub gorsze, tańsze lub droższe. Z reguły jest tak, że to oświetlenie, które jest trochę droższe, np. LED-owe, będzie dużo tańsze już w perspektywie nawet pierwszego pół roku funkcjonowania w stosunku do np. świetlówek.

OptiBuy zajmuje się doradztwem przy zakupach, wspomaganiem firm we współpracy z zewnętrznymi partnerami na światowych rynkach i stosowaniem nowoczesnych narzędzi informatycznych w celu utrzymania trwałości zastosowanych rozwiązań. Największym błędem, jaki obserwuje wśród firm, jest oszczędzanie na jednorazowym wydatku inwestycyjnym zamiast patrzenia na oszczędności, jakie w trakcie funkcjonowanie może przynieść zakupiony element wyposażenia czy system.

– Tego typu błędy są najczęściej popełniane przez przedsiębiorców, zwłaszcza jeśli chodzi o zakupy dużo bardziej zaawansowane – zauważa prezes OptiBuy. – Do nich należą np. zakupy systemów informatycznych, zakupy inwestycyjne, gdzie tak naprawdę koszty początkowe stanowią czasami jedynie kilka, kilkanaście procent całkowitych kosztów wykorzystania systemu IT czy jakiegoś budynku, który został zakupiony.