Firmy mogą na zakupach zaoszczędzić miliony. Wystarczy dobra organizacja i odpowiednia strategia

Zła organizacja zakupów oznacza wielomilionowe straty zarówno dla prywatnych firm, jak i urzędów. Tymczasem, aby zacząć oszczędzać, wystarczy przygotować właściwą strategię zakupową.

Najprościej rzecz ujmując, im większe wydatki, tym łatwiej jest obniżyć cenę jednostkową. Dobrze więc, aby zakupami dla wszystkich jednostek (tzw. klientów biznesowych) w ramach przedsiębiorstwa zajmował się jeden dział odpowiedzialny za większość kosztów. Tym bardziej że taki specjalistyczny dział zakupowy ma na uwadze interes całej firmy, a nie tylko jej części.

– Gdy dział informatyczny kupuje komputery, administracyjny materiały biurowe, a dział inwestycji projekty inwestycyjne, to w naszej ocenie – a potwierdzają to przykłady kilkuset firm na całym świecie – jest to złe – mówi agencji informacyjnej Newseria Inwestor Mariusz Turek, partner PROFITIA Management Consultants, firmy konsultingowej specjalizującej się w doradztwie zakupowym. – Jeśli każdy klient wewnętrzny kupuje sam dla siebie, zwraca uwagę na cenę, by zmieścić się w budżecie. Natomiast jeśli jest to wyodrębniona jednostka, której celem jest zmniejszanie wszystkich kosztów, czyli nie tylko zapewnienie jakości, lecz przede wszystkim maksymalne obniżenie kosztów, to jest to dobre dla organizacji.

Przekazanie budżetu wyspecjalizowanemu działowi zakupów to dopiero pierwszy etap oszczędzania w firmie. Kolejny to stworzenie obowiązującej wszystkie działy w organizacji strategii zakupowej, wyznaczającej standardy, które określają co, gdzie i na jakich warunkach należy kupić, aby było to najkorzystniejsze dla firmy.

– Patrzymy na dostawców i uwarunkowania prawne. Zastanawiamy się, czy kontraktacja w jednym modelu zakupowym jest bardziej korzystna, czy w drugim – podkreśla Mariusz Turek. – Czy firma powinna iść w stronę umów ramowych, czy w stronę zakupów jednorazowych. To wszystko zależy od charakteru kategorii i rynku dostawców.

Stworzenie optymalnej strategii zakupowej w firmie, wybór odpowiedniego dostawcy oraz właściwych dźwigni zakupowych, czyli przedstawienie sprzedawcy atutów kupującego, które pozwolą uzyskać atrakcyjniejsze warunki kupna, wymaga posiadania  wyspecjalizowanych w tym zakresie kupców.

– Kupcy powinni się szkolić z negocjacji, analizy rynku dostawców, zarządzania ryzykiem czy z finansów – doradza partner PROFITIA Management Consultants. – Są przeróżne rodzaje szkoleń zakupowych i programów budowy kompetencji. Nie wystarczy mieć zespołu 30 kupców, 50 czy 100. Samo to nie zapewni poprawności procesów zakupowych. Powinni oni natomiast być dobrze przeszkoleni i doskonale znać się na tym, co robią.

Dzięki właściwej strategii zakupowej można oszczędzać pieniądze, skracać czas, który zabierają procesy zakupowe i wreszcie zwiększać transparentność, czyli przejrzystość kosztową całego procesu zakupów.

– Przykładowo, realizowaliśmy dla bardzo dużego klienta z administracji publicznej projekt dotyczący zakupu materiałów biurowych – wspomina Mariusz Turek z PROFITIA Management Consultants. – Początkowo wydawało się, że jest to bardzo proste zadanie. Okazało się jednak, że wszystkie jednostki w ramach tej organizacji wydają na te materiały aż 50 mln zł rocznie, czyli ogromne pieniądze. Ograniczyliśmy im koszyk materiałów biurowych, które mogli kupić, z 2 tys. pozycji do 300 oraz skonsolidowaliśmy zakupy w tej kategorii w ramach jednego, centralnego przetargu. To przełożyło się na oszczędności nie 20 czy 25 proc., ale 60 proc. w skali roku.